Una de las funciones más demandadas por los usuarios a la hora de publicar visualizaciones de Power BI era poder hacerlo desde Power BI Desktop por usuarios externos.

Hasta ahora, se podía activar el acceso al portal de Power BI a usuarios externos, permitiendo acceder a workspaces determinados, editar el contenido de un panel o incluso publicar reportes, pero solo desde el portal web, ya que hacerlo desde Desktop suponía un esfuerzo muy grande ya que no había soporte nativo para usuarios externos o de empresa a empresa, con las brechas de seguridad y pérdida de rendimiento que esto conlleva.

Proceso

Este paradigma cambia radicalmente gracias a una actualización en Azure Active Directory. El proceso es el siguiente:

Dentro del portal web de Power BI, se accede al workspace al que se quiera dar acceso interno. El siguiente paso es dar acceso al usuario externo en cuestión y listarlo como miembro. El objetivo será iniciar sesión con este usuario al se quiere dar acceso, acceder al workspace seleccionado y tener la opción de publicar un reporte al workspace.

A continuación, hay que desplazarse al cliente de Desktop y abrir el reporte que se quiera publicar. En este punto es muy importante seleccionar en cada paso el usuario correcto. Primero, introducimos el mail con el que se quiere iniciar sesión. Posteriormente, se abrirá un dialogo de inicio de sesión y aquí es donde hay que no equivocarse. No se selecciona ningún usuario que se muestre en el dialogo, sino que hay que dirigirse al apartado que dice “Usar otra cuenta”.

Se abrirá otro dialogo y se hará click en la opción “Opciones de inicio de sesión” para luego seleccionar “Iniciar sesión en una organización”. En esta nueva pestaña se introducirá el dominio de la organización de la que procede el workspace al que se quiere publicar. En el siguiente paso donde vuelve a preguntar con que cuenta se quiere iniciar sesión se elige finalmente el usuario externo y se inicia sesión.

Es posible que en este punto se muestren algunos fallos visuales, por ejemplo, en la vista previa del usuario. Este es un fallo que se solucionará en futuras actualizaciones.

Finalmente, se selecciona la opción de publicar, mostrándonos los workspaces donde la cuenta puede publicar. Si todos los pasos anteriores son correctos, debería mostrarse el workspace externo que hemos configurado.

Para comprobar si el proceso ha sido satisfactorio, iniciando sesión con el usuario de la organización del workspace y yendo a la opción de “configuración” del dataset del workspace, se deberá de mostrar un mensaje informando que el dataset ha sido configurado por una cuenta externa, mostrando también su correo.

Seguridad y licencias

Es muy importante recalcar que para poder completar este proceso tanto la cuenta de la organización como la cuenta externa deben tener una licencia Premium de Power BI. En caso de que la externa no disponga de ella, siempre puede iniciar la prueba premium. Este requerimiento deja de existir si el workspace es asignado con capacidad Power Bi Premium.

Otra característica a tener en cuenta es que las publicaciones con usuarios externos no respetan la configuración predeterminada de etiquetas de sensibilidad o restricciones de vista/acceso.