INSTITUTO CATALÁN DE
NANOCIENCIA
Y NANOTECNOLOGIA
Solución integral de gestión de compras
y gastos de personal con Power Apps.
INSTITUTO CATALÁN DE NANOCIENCIA Y NANOTECNOLOGIA
Solución integral de gestión de compras y gastos de personal con Power Apps.
El ICN2 es un instituto de investigación internacional sin fines lucrativos que se focaliza en generar conocimiento y desarrollar materiales y dispositivos en los amplios campos de las TIC, la salud, la energía y el medio ambiente.
La entidad en encuentra ubicada dentro del campos de la UAB (Universidad Autónoma de Barcelona, en la población de Bellaterra (muy cercana a la ciudad de Barcelona).
Sus objetivos más destacados es intentar reunir a científicos de diversos orígenes en la búsqueda de una mejor ciencia, una mejor capacitación y un mejor acercamiento a la sociedad, al mismo tiempo que se buscan nuevas formas de interactuar con la industria local y global.
Sobre ICN2
Nombre: INSTITUO CATALÁN DE NANOCIENCIA Y NANOTECNOLOGIA
Página web: https://icn2.cat
Tamaño: Mediano (50 – 999 empleados)
País: España
Sector: Administración pública
Productos y servicios: SharePoint, Power Platform, Power Apps y Power Automate
Dentro de las labores científicas que realiza el personal de investigación del ICN2, entre ellas se encuentran necesidades de viaje y desplazamientos, además de gestionar todas las actividades y gastos derivados de dichos viajes. Además, los investigadores también incurren en gastos de compras de productos y materiales para la organización.
Debido al volumen de la plantilla de investigadores (tanto internos como externos) que compone al ICN2, la gestión administrativa de las compras y viajes supone una gran carga de trabajo, tanto para el personal investigador como para el departamento de finanzas.
Con el fin de resolver la casuística descrita anteriormente sobre la gestión administrativa de gastos de compras y viajes, la cual hasta el momento se realizaba manualmente a través de herramientas ofimáticas, BertIA propone automatizar y digitalizar el desarrollo de formularios de gastos de viajes, compra de materiales y reembolso de gastos de personal.
Para ello, es requerido el desarrollo y despliegue de una solución en SharePoint que permita al ICN2 gestionar y aprobar los distintos pedidos y gastos. BertIA aplica la tecnología PowerApps de Microsoft para acometer este fin, siendo una tecnología del mismo fabricante de SharePoint y perfectamente integrable.
Con PowerApps se crearán formularios de entrada de solicitud de viajes con los que tanto usuarios, como autorizadores, aprobadores y responsables podrán introducir los datos necesarios, generar flujos de aprobación y registrar de forma segura e inequívoca mediante la autenticación de usuario dicho flujo de solicitud y aprobación.
01.
Los usuarios interaccionan con la Power Apps para llevar al cabo sus tareas. Cada uno pertenece a un grupo de usuario, que se indica en el servidor SQL en la tabla master de Empleados. Esto da lugar a que los usuarios tengan diferentes funciones, pantallas y componentes dentro de la App.
Los principales grupos de usuarios son los siguientes:
| Investigadores | Realizan reembolsos, compras y viajes. |
| Group Leaders | Gestionan los pedidos de su grupo dentro de la app, aprobándolos o rechazándolos. También pueden realizar reembolsos, compras y viajes. |
| Aprobadores | Supervisan los pedidos de los usuarios que le corresponde. Tiene capacidad de aprobarlos o rechazarlos. |
| Agencia | Es un rol exclusivo de viajes que pertenece a una empresa externa a ICN2. Supervisa los pedidos que le corresponden y tiene capacidad de aprobarlos o rechazarlos. |
02.
El origen de datos principal del ecosistema de la aplicación es SAP, el ERP de la institución. De SAP se extraen datos del presupuesto disponible para cada ejercicio y datos de dimensiones a aplicar en el modelo, como datos de usuarios, órdenes de compras, etc.
SharePoint es el método de almacenaje para el intercambio de datos entre SAP y Power Apps. Por lo tanto, los datos descargados de SAP se almacenarán, previamente, en una carpeta física de un servidor propio de la institución a través de ficheros CSV. Posteriormente, de manera programada a través de Power Query se recogen los datos de los CSVs más recientes para escribirlos en un Excel y se subirán a una carpeta de SharePoint para su almacenamiento final.
Una vez que los datos están en SharePoint, es necesario volcarlos en la base de datos de destinada a ser el almacén de datos de la solución (Azure SQL Database). Para ello, se utilizará flujos automatizados de Power Automate, los cuales leen los datos incluidos en los ficheros Excel y los vuelcan a las tablas creadas en la base de datos, además de aplicar ciertas transformaciones.
Con la realización de los anteriores pasos, se logra obtener un registro histórico guardado en SharePoint, además de mantener los datos actualizados en las tablas SQL.
03.
Todos los pedidos de reembolsos, compras y viajes pasan por un circuito de firmas.
Esto quiere decir que pasan por distintos estados, en un orden correspondiente, según los diferentes Group Leaders y Aprobadores vayan indicándolo.
La App se encarga de que cada usuario visualice pedidos en concreto. Esto permite que un pedido pueda generarse rápidamente, sin confusiones ni errores humanos.
Cuando un aprobador aprueba un pedido, se activa un Automate correspondiente que indica en las tablas SQL de quién es la firma y de cuándo.
04.
Dentro de la Power Apps, los usuarios pueden adjuntar distintos archivos junto a sus pedidos. De esta manera, los aprobadores pueden ver que las cantidades e ítems indicados a través de la app están justificados.
A su misma vez, cuando un pedido llega a su último estado y se cierra, los jefes pueden generar un Purchase Orders, Delivery Notes y demás en PDF. Tienen la opción de generarlos de uno en uno, o varios masivamente.
Todo esto es posible gracias a la conexión entre Power Apps y a los distintos blobs de Azure Blob Storage.
Para facilitar la gestión de archivos, el grupo de finanzas puede visualizarlos en sus escritorios gracias a CloudBerry Drive.
PowerApps es una plataforma de desarrollo de aplicaciones móviles y web que permite a los usuarios crear aplicaciones personalizadas sin necesidad de conocimientos de programación avanzados. Los usuarios pueden utilizar una interfaz gráfica intuitiva para crear aplicaciones que se integren con una variedad de servicios y plataformas, incluyendo Sharepoint, Dynamics 365, Office 365 y otros servicios de Microsoft.
La conexión con Sharepoint permite a los usuarios acceder y utilizar los datos almacenados en Sharepoint en las aplicaciones de PowerApps. Esto garantiza la creación de aplicaciones personalizadas que pueden acceder y utilizar datos de Sharepoint, lo que simplifica y agiliza los procesos de negocio y la gestión de la información.
Power Automate, anteriormente conocido como Microsoft Flow, es una herramienta integrada dentro de la Power Platform de Microsoft que permite aumentar la productividad de personas y empresas a través de la automatización de diferentes tareas diarias para evitar incurrir en trabajos repetitivos que requieren demasiado tiempo y no aportan valor real al negocio.
Azure LogicApps es ua plataforma basada en la nube para crear y ejecutar flujos de trabajo de aplicaciones lógicas automatizados que integren sus aplicaciones, datos, servicios y sistemas.
Azure DataLake es un servicio de almacenamiento en la nube que permite el almacenamiento y procesamiento de grandes conjuntos de datos. Es especialmente útil para el análisis de datos y el aprendizaje automático, ya que permite el procesamiento paralelo de grandes volúmenes de datos utilizando tecnologías de big data como Apache Hadoop.
Azure SQL Database es un servicio de base de datos relacional, siempre actualizado y totalmente administrado creado para la nube. Crea tu próxima aplicación con la simplicidad y flexibilidad de una base de datos de varios modelos que se escale para satisfacer la demanda.
